VITA-kjeden: Rett lager til rett tid - med rett kompetanse

3500 varelinjer. 220 butikker som alltid skal ha optimalt sortiment i hyllene og avtalte produkter på kampanje. Det er noe av bakteppet for VITA-kjedens omstruktureringer rundt vareforsyning. Et stort puslespill, hvor en interimleder med kompetanse på Supply Chain Management inngår som en viktig brikke.   

Publisert 04.12.2017

Glenn Nilsen, Head of Supply Chain i VITA, Norges største kjede innen skjønnhet og velvære, har ansvar for 3500 varelinjer, innkjøp for 500 millioner i året og et varelager verdt 300 millioner kroner. At han tar seg tid til en prat med oss i disse hektiske kjedeforhandlingstider, tar vi ikke som noen selvfølge.

Mye av grunnlaget for neste års markedsføring og salg i varehandelen legges i løpet av noen intense måneder nå på høsten. Som for alle andre, handler det også for VITA sin del om å få mest mulig tilbake for investeringene som gjøres for kommende år. Men marginene avhenger av mer enn bare innkjøpspriser.

Varelager ned, omløpshastighet opp

Effektiv logistikk og smidig vareflyt er alfa og omega for lønnsomhet i enhver retail-virksomhet. Store varelager med lav omløpshastighet binder kapital. Med riktige grep kan kostnader kuttes, kapitalbinding reduseres og inntjeningen økes, men ingenting gjør seg selv.

- Vi så at vi hadde et stort forbedringspotensial i å jobbe smartere med vareflyt. Paradoksalt nok, men ikke uvanlig for en retailer, så har vi et for høyt varelager i butikkene samtidig som at de altfor ofte går tomme for viktige varer. Vi omorganiserer først og fremst for å få riktigere lager til rett tid, forteller Glenn Nilsen.

I løpet av året har VITA-kjeden jobbet parallelt med å bytte kjedens retail-system og bygge opp en helt ny avdeling dedikert til vareforsyning. Den nye avdelingen skal starte en automatisering av ordre til butikk, øke servicegraden og optimalisere flyten av varer på lager sentralt og ute i butikk. Hoved-KPI'ene er økt omløpshastighet, riktigere varelager og færre utsolgt-situasjoner. Rett sortiment på lager til enhver tid gir også «riktigere» marginer i en konkurranseutsatt bransje.

Ønsket å "kick-starte" Supply Chain Management

Helt siden VITAs oppstart for 36 år siden har ansvar og gjennomføring av vareforsyning til butikk vært fragmentert, uten én dedikert ansvarlig for hele verdikjeden. Det hører også med til historien at kjeden har gått fra 100 til 220 butikker i løpet av de siste ni årene, og behovet for bedre kontroll rundt vareforsyning har naturlig nok bare blitt større.

For å komme godt i gang med oppbyggingen av vareforsyningsavdelingen i en startfase, og deretter drive arbeidet i riktig retning, ønsket Glenn Nilsen å knytte til seg en person med erfaring fra Supply Chain Management i en operativ konsulentrolle.

- Dette er en ny måte for oss å jobbe med vareforsyning. Vårt utgangspunkt var at vi skulle bygge opp en ny avdeling på et nytt felt hvor vi ikke hadde nok kompetanse fra før. Det var viktig for oss å finne noen raskt, med den rette kunnskapen og erfaringen, som kunne hjelpe oss å "kick-starte" arbeidet med Supply Chain Management.

Innertier

Interimleder AS fikk oppgaven med å finne rett person. Glenn Nilsen forteller at han fikk overlevert fire sterke CV’er, hvorav to var ekstra relevante, og kandidatene ble invitert til intervju. Prosessen fra forespørsel til interimlederen begynte i mars, tok kanskje et-par uker, minnes Nilsen.

- Han som til slutt ble valgt til oppdraget hadde svært relevant erfaring og bakgrunn og fra retail og spisset kompetanse på Supply Chain Management. Rett og slett "innertier" - akkurat det vi trengte, forteller Nilsen.

- Han skjønte raskt vår problemstilling, og gjorde en solid jobb fra første dag, både på høyt strategisk nivå og på detaljnivå. Verken retail-systemet eller ressursene i vareforsyningsavdelingen var på plass da han begynte, så han var nødt til å gjøre en stor del av analysejobben selv. At han var så selvhjulpen i å fremskaffe nødvendig informasjon, har vært ekstremt viktig for fremdriften i prosjektet, sier en tydelig fornøyd oppdragsgiver.

Fleksibel læremester

Den nye vareforsyningsavdelingen i VITA har nå tatt form, godt hjulpet av interimleder og hans kompetanseoverføring til de som skal jobbe videre med vareforsyning. I september fikk den nyopprettede avdelingen en leder som er rekruttert internt. Sammen med Nilsen har hun jobbet tett med interimleder i flere måneder, og har under tiden bygget seg opp kompetanse til å stå støtt på egne ben.

Som en naturlig konsekvens av at den interne kompetansen har økt, har behovet for tilførsel av kompetanse blitt mindre, og interimleder fases nå gradvis ut av prosjektet samtidig som han er tilgjengelig for VITA-kjeden etter avtale.

- Det er også en veldig bra ting med interimledelse; at vi kan bruke det så fleksibelt, etter behov, sier Glenn Nilsen.

VITAs vareforsyningsavdeling er etter planen i full drift når det nye retail-systemet er 100 prosent oppe og står med all ny funksjonalitet tilgjengelig. Med omstruktureringen rigger kjeden seg også for ytterligere vekst. Går det som markedslederen vil, øker antall butikker fra 220 til 300 i løpet av de neste tre til fem årene, og rett lager til rett tid skal bidra til at både dagens og fremtidige kunder slipper utsolgte varer og får en enda bedre kundeopplevelse i butikk. Med slike ambisjoner er det jo en stor fordel at alt er i skjønneste orden i vareforsyningskjeden! 

VITA og VITA EXCLUSIVE er Norges største kjede innen skjønnhet og velvære. Den første VITA butikken ble åpnet i Oslo i 1981, og kjeden har i dag cirka 220 butikker fordelt over hele Norge. VITA er eid av Cosmetic Group AS. Eierne av Cosmetic Group As er det norske selskapet FSN Capital IV (60%) og NorgesGruppen Retail AS (40%). VITA omsatte for 1,27 milliarder kroner i 2016.


- Vårt utgangspunkt var at vi skulle bygge opp en ny avdeling på et nytt felt hvor vi ikke hadde nok kompetanse fra før. Det var viktig for oss å finne noen raskt, med den rette kunnskapen og erfaringen, som kunne hjelpe oss å "kick-starte" arbeidet med Supply Chain Management.


Glenn Nilsen
Head of Supply Chain
VITA

Umbraco CMS fra MarkedsPartner