Feiring hentet inn interimleder for å etablere ny innkjøpsfunksjon

Det familieeide industrikonsernet Feiring AS har siden 60-tallet levert flere hundre millioner tonn stein, pukk, grus og asfalt til byggingen av Norge og tatt imot flere titalls millioner tonn gravemasse. Årlig kjøper de inn varer for en halv milliard kroner, men har til nå ikke hatt en profesjonell innkjøpsfunksjon. Det bestemte ledelsen seg for å gjøre noe med.

Innkjøp: fra desentralisert oppgave til strategisk rolle

Etter hvert som selskapet vokste, og tredjegenerasjon var på vei inn, startet en overgangsperiode hvor man jobbet med å fornye og profesjonalisere organisasjonen:

– Innkjøp var et område hvor vi så vi trengte mer struktur, en klarere strategi og større fokus. Til da hadde det vært en desentralisert oppgave, men nå ønsket vi å gjøre det til en strategisk rolle, forteller Espen Lerfald, som i 2018 tiltrådte som CFO i selskapet.

Fast ansettelse, konsulenthus eller interimleder?

Konsernledelsen kom frem til at selskapet ikke hadde intern kapasitet til å etablere en innkjøpsfunksjon, heller ikke kompetansen. Flere løsningsalternativer ble lagt på bordet.

Skulle de ansette en fast person? Det ville ta tid. Skulle de gå til et av de store konsulenthusene? De ville nok fått et effektivt team av konsulenter, men ville de fått den nødvendige forankringen? Og en som ville være deres med hud og hår til jobben var gjort?

Valget falt på interimledelse:

– Vi hadde tidligere leid inn en interimleder som gjorde en glimrende jobb med å hjelpe oss langt frem på digitaliseringsbølgen. En interimleder kunne på kort tid heve nivået og jobbe 8-10 timer daglig med organisasjonen i flere måneder. Vi trengte en som kunne være på innsiden, noe som er vanskeligere med et klassisk konsulentprosjekt, sier Lerfald.

Avbrutt av Covid19 og nytt scope formulert

Interimleder Kristin Ødegården Eliassen startet opp i februar 2019, like før Norge ble korona-stengt. Planen var at hun skulle jobbe i 9-12 måneder, men inntil de hadde oversikt over hvordan pandemien kom til å påvirke selskapet, valgte de å kutte kostnadsbasen sin, og dermed ble interimoppdraget lagt på is. Oppdraget ble startet opp igjen i mai, men da Eliassen hadde takket ja til en fast stilling i et annet selskap, ble omfanget på oppdraget reformulert. Likevel ble mye gjort på kort tid.

– Vi er strålende fornøyd med Eliassen og med hvordan Interimleder AS gjennomførte prosessen. Hun satte seg raskt inn i problemstillingen og leverte verdi tidlig. På de sju månedene hun var hos oss fikk hun lagt et solid fundament, og når ny innkjøpssjef er på plass over nyåret vil hun gjøre en handover som sikrer at vi får tatt dette ut i organisasjonen, sier Lerfald.

Stafettpinnen skal videre

– Jeg likte meg kjempegodt hos Feiring. De tok imot meg med åpne armer, og prosjektet var svært godt forankret. Korte beslutningsveier og høyt engasjement hos alle jeg jobbet sammen med gjorde det lett å gjennomføre ting. Jobben er først over når jeg overleverer stafettpinnen til ny innkjøpssjef, men jeg er trygg på at grunnlaget som ble lagt vil gjøre det enklere å løpe videre i den rollen, sier Kristin Ødegården Eliassen, som nå jobber som innkjøpssjef i Handelsbanken.

Om Feiring AS:

• Familieeid industrikonsern etablert i 1962
• 184 ansatte, omsatte for 670 MNOK i 2019
• Konsernet består av virksomhetsområdene:
  • Pukk og grus
  • Asfaltproduksjon
  • Drift av massedeponier for mottak av rene gravemasser
  • Salg av, og rådgivning om bruk av, geosynteter
  • Eiendoms- og tomteutvikling

Situasjon og utfordring:

• Innkjøp var en desentralisert oppgave som trengte prioritet
• Behovet for strategi, avtaler og prosesser økte med veksten
• Manglet kompetanse og kapasitet til å etablere en innkjøpsfunksjon

Mål og tiltak:

• Starte etablering av innkjøpsfunksjon
• Kartlegge prosesser
• Bygge grunnstruktur
• Utvikle standardkontrakter, standardisere prosesser og utarbeide policyer
• Gjøre spendanalyser
• Gjøre reforhandlinger og inngå nye avtaler

Resultater:

• Etablert standard krav og retningslinjer for leverandører til Feiring, herunder etiske retningslinjer og krav til HMS og påvirkning på ytre miljø.
• Gjennomført flere anbudsprosesser som skal bedre leveranser til Feiring samt realisere besparelser på både tidsbruk og faktisk kostnad.
• Etablert et solid og dynamisk system for løpende spendanalyser.
• Etablert interne retningslinjer for gjennomføring av anbudsprosesser og oppfølging av leverandører.