På vei ut av katastrofemodus med styrket kontroll på masterdata, lagernivå og bestillingsprognoser

Med store volum av smittevernutstyr på lager hadde OneMed AS – Norges største leverandør av medisinsk helsemateriell til norsk helsevesen – rikelig med kapasitet, men da Covid-19 slo til ble logistikkavdelingen presset til ytterpunktet. Les hvordan en interimleder fra hurtigmat-bransjen ble en viktig del av løsningen.

Etter noen år med ekstremt mye å gjøre på grunn av Covid-19, hvor ressurser og kapasitet var i full katastrofemodus, ble det mindre tid og rom for oppgaver knyttet til den daglige driften i supply chain organisasjonen til OneMed AS.

I tillegg skulle lageret flyttes fra Sverige til Norge.

En operativ supply chain manager

Det ble tydelig for Jan Knoph, administrerende direktør i OneMed, at han hadde behov for å styrke supply chain management-teamet.

– Over en periode hadde vi interne diskusjoner; «Hva trenger vi? Hvor kan vi få tak i den kunnskapen?» Og ikke minst; «Hvor lenge kommer vi til å trenge en slik ressurs?», forteller Knoph.

Det ble tydelig for OneMed at de trengte en supply chain manager som kunne styre logistikkorganisasjonen, i tillegg til å jobbe ved det lokale lageret og med distributør for optimalisering av leveranser til sluttkundene.

– Vi tok kontakt med Interimleder AS som vi hadde hørt mye bra om, men jeg var fortsatt usikker på om de var i stand til å kunne skaffe den type kandidat som vi var ute etter, sier Knoph.

Sterke og erfarne kandidater med tydelig match

Seniorrådgiver i Interimleder AS, Geir Erik Lian, ble satt på saken i slutten av april 2021.

– Etter innledende samtaler ble det klart at OneMed AS var ute etter en interimleder som raskt kunne komme inn og danne seg et oversiktsbilde, og som hadde erfaring med å kirurgisk stykke opp en forsyningskjede med mye volum, forteller Lian.

I løpet av et par uker hadde Lian og Interimleder AS funnet flere solide kandidater og forhåndsintervjuet dem. Dette resulterte i to sterke kandidater, med en tydelig match, som ble presentert for Knoph.

– Etter intervjuer med kandidatene, sammen med konsernets supply chain director, var det Thomas Wergeland som utpekte seg som den riktige interimlederen, sier Knoph.

Fra hurtigmat til medisinsk helsemateriell

Thomas Wergeland er en erfaren bedriftsrådgiver og interimleder med både nasjonal og internasjonal bakgrunn innen blant annet detaljhandel, FMCG og QSR (hurtigmat).

– Thomas passet profilen best. Han forsto problemstillingene våre, hadde helt klart et operativt tilsnitt i det han snakket om, og vi anså det som spennende at han kom fra andre bransjer enn vår, for eksempel retail og hurtigmat. Han hadde både det faglige og det profesjonelle på plass, og viste til en rask forståelse av hva vi var ute etter – i tillegg til å være en sympatisk person, forklarer Knoph.

Supply chain management med et kundereiseperspektiv

Wergeland var selv storfornøyd med oppdraget og muligheten til å bidra og styrke bedriften.

– Jeg var akkurat ferdig med et interimlederoppdrag i Burger King, og rollen virket veldig relevant i forhold til hva jeg har gjort tidligere og den type kunnskap som jeg har.

Wergelands varierte bakgrunn fra både bedriftsutvikling, salg og innkjøp har gitt han en viktig verdikjedeforståelse. Han er opptatt av å raskt identifisere hvor skoen trykker i forsyningskjeden, og legge frem løsninger som forbedrer kundeopplevelsen i lengden. Dette i tillegg til å jobbe med supply chain management fra et kundereiseperspektiv.

– OneMed har så mange flinke folk, og det er en takknemlig oppgave å få komme til en organisasjon hvor folk er villige til å brette opp ermene, selv i travle og utfordrende tider. Som interimleder er jeg vant til at folk kan være litt skeptiske. Da er det godt å oppleve tillit og mulighet til å belyse enkelte områder som kan styrkes, mens vi drar lasset sammen, sier Wergeland.

En del av ledergruppen

Både OneMed og OneMed Group er godt fornøyd med prosessen og valget.

– Vi opplevde Interimleder AS og seniorrådgiver Geir Erik Lian som svært profesjonelle, og at prosessen gikk forholdsvis hurtig, men heller ikke overilt. Det er klart, det har sin pris, men ut ifra hva vi har fått er det vel verdt det. Fordelen med Interimleder AS er at de har en portefølje med kandidater i systemet som er dedikert til logistikk, forteller Knoph og legger til:

– Thomas har mestret det å styre logistikkorganisasjonen, i tillegg til å jobbe ved det lokale lageret og forbedre ruteplaner for distribusjon ved tett samarbeid med logistikkoperatøren. Han er en del av ledergruppen, og representerer Norge som supply chain manager inn i konsernet som en del av den nordiske supply chain gruppen.

Om OneMed AS:

• OneMed AS er den største leverandøren av medisinsk helsemateriell til norsk helsevesen med 15 % markedsandel i sykehussektoren og 40 % markedsandel i kommunesektoren.
• 6900 kunder, 4300 leveransepunkter i Norge, 320.000 varelinjer, 10.000 varenummer.
• 25 ansatte i Norge.
• Omsetter i 2020 for NOK 600 millioner.

Situasjon og utfordring:

• OneMed AS fikk våren 2021 et behov for å styrke supply chain management-teamet.
• Covid-19 hadde presset kapasiteten til supply chain management-teamet i lang tid, og de slet med resting mot kunde.
• I tillegg skulle lageret flyttes fra Sverige til Norge.
• Det var viktig for OneMed å få inn en ressurs med en helhetlig tilnærming til logistikk og solid erfaring innen supply chain management og ledelse.

Løsning og resultater:

• Leie en interim supply chain manager som kunne styre logistikkorganisasjonen, i tillegg til å jobbe ved det lokale lageret og med distributør for optimalisering av leveranser til sluttkundene.
• Interimlederen restrukturerte først flytteprosjektet, og la en solid operasjonell plan.
• Styrket kontroll på masterdata, lagernivå og bestillingsprognoser, og fremmet et sterkt fokus på kundereisene og kundeopplevelsen.
• Forbedret ruteplaner for distribusjon ved tett samarbeid med logistikkoperatøren.
• Har i dag veldig lite resting mot kunde.